Videoconferencias vs Viajes de negocios: Quien podrá con quien

En estos momentos de crisis económica, donde las empresas se ven inmersas en numerosas reducciones de todo tipo e intentos de equilibrar sus balances de la mejor manera posible, es un buen momento para comentar lo que pueden suponer a modo de ahorro o cambio, las conferencias o videoconferencias como instrumento de comunicación empresarial frente a los desplazamientos y viajes profesionales de negocios.

Fuente learningreview

Los costes que una empresa genera en viajes, alojamiento y desplazamientos ocupan la tercera posición, por detrás de salarios e I+D. Una herramienta que podemos utilizar para reducir y hasta incluso evitar estos costes, son los sistemas de videoconferencia. Estos presentan las mismas ventajas que las teleconferencias con el valor añadido que la comunicación verbal va unida a la comunicación visual y esta se puede utilizar en múltiples localizaciones en todo el mundo, con interacción en tiempo real de manera que así evitaríamos los desplazamientos y viajes profesionales y empresariales.

Las consecuencias que implican los usos de las videoconferencias como instrumento de comunicación y la reducción de los viajes, comportan cambios en el entorno empresarial.

Si nos referimos al macroentorno del mismo, encontramos que por ejemplo en lo que se refiere al entorno económico, el uso de las videoconferencias comporta la reducción de los costes de los viajes. Según un estudio de Gartner, empresa de análisis e investigación de tecnologías de la información, pronosticaba que los gastos en viajes podrían suponer un ahorro de 3500 millones de dólares en el año 2012, cosa que también podría comportar una caída importante de las compañías aéreas. Además, este instrumento también puede comportar una mejora de la productividad, ya que no se pierde ni tiempo ni riesgos durante el viaje, tal y como aseguran un 15% de los directivos europeos cuando tienen algún tipo de viaje o así como las pequeñas y medianas empresas que tienen unos recursos más limitados.

En cuanto al entorno sociocultural, la introducción de la videoconferencia y la reducción de los viajes implican cambios en los patrones sociales y culturales existentes, como son una mejora de la conciliación de la vida familiar y profesional por la reducción de viajes, la disminución del cansancio y el estrés acumulado (hasta un 85%) y la mejora de la gestión del tiempo.

Si hablamos del entorno medioambiental, el uso de las videoconferencias hace evidente la reducción de emisiones de CO2 derivadas de los desplazamientos, tanto de medios aéreos como los traslados (taxis, metros, etc.)

Y finalmente en lo que al entorno tecnológico se refiere, el desarrollo técnico del HD ha permitido que haya un salto cualitativo en el uso de la videoconferencia y ha posibilitado mejoras en la comunicación de larga distancia, sobretodo en países de gran extensión, como pueden ser China o Australia. También, el uso de firmas electrónicas no hace necesaria la presencia física de una persona. La posibilidad de compartir documentos agiliza la toma de decisiones, reduce los malos entendidos y añade valor a la estructura de la organización. Además, este sistema permite grabar los encuentros y reproducirlo en cualquier momento.

Por lo que se refiere al microentorno, es evidente que para el sector tecnólogico se abre un mercado potencial lleno de posibilidades con un límite de escala global y pudiendo ofrecer su producto a todo tipo de mercados: empresas con numerosos centros de producción y/o distribución y organismos e instituciones que requieran la coordinación de sus miembros. Según, el  Wall Street Journal, “la crisis ha beneficiado las empresas como HP, Nortel o Cisco que han crecido hasta un 30%”.

Finalmente, cabe considerar que sectores tan distantes como el tecnológico y el del transporte aéreo junto con todos los servicios que implican viajes de negocios, puedan cubrir una misma necesidad de comunicación y se acaben convirtiendo en competidores potenciales en el mercado de referencia. Se debería analizar los puntos fuertes y débiles de ambos y ver que el punto fuerte del sector tecnológico es el ahorro de tiempo y que las compañías aéreas destacan los beneficios de las reuniones cara a cara como más valiosas y más eficaces en algunas situaciones, como por ejemplo de no consecución de objetivos. El argumento medioambiental lo gana el sector tecnológico aunque existan los primeros intentos de la compañía Boeing para el uso de los biocombustibles que permitirán innovar en el futuro y hacer vuelos con carbono neutral.

¿Añadiríais algún factor más? ¿Creéis que las videoconferencias o el uso de nuevas tecnologías harán desaparecer los viajes de negocios en las empresas?

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